BITシステム相談室

複数人で仕事をする上で、情報の共有は欠かせません。

業務には書類の作成がつきものですが、誰がどのような書類を作成し、持っているのか把握しなければなりません。また、書類を作成する際に必要な資料があれば、その資料を持っている人を把握することも重要です。

このような場合、ITを上手く活用することで、自分のパソコンから他のパソコンにある資料を閲覧したり、必要があれば編集したりすることができるようになります。資料を探す手間や時間を省くことができますので、業務の効率アップが見込まれます。

共有するべき情報は書類等のデータだけではありません。お互いのノウハウを共有するようにしておけば、何らかの問題が発生した場合でも、より短時間での解決が期待できます。また、スケジュールを共有するようにしておけば、毎回、スケジュールの確認を本人に取る手間を省くとこともできます。

ITを活用すれば、このようなノウハウやスケジュール等の情報も共有することができるようになります。また、社外からでもそれらの情報を参照できるようにすることも可能です。必要な情報を共有できるようにしておけば、時と場所を問わず情報を手にいれることができるようになります。

ITを利用した情報共有では、以前までは時間も手間もかかっていた情報の共有を、時間も手間も省いた形で行うことができるようになります。企業の情報共有にITを上手く活用し、業務の効率アップに是非、お役立て下さい。

IT活用～情報共有編～目次

1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには

8月 20

2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには

業務に必要な書類のデータは各個人で管理して、他の人のパソコンにあるデータが必要になった時にはその社員に声をかけ、USBメモリやフロッピーを使用してデータを受け取るという方法を取ってはいませんか？

ITを活用すると、このようなデータの受け渡しを作業の手を止めることなくスムーズに行えるようになります。

使用しているパソコンがWindowsの場合、標準の機能として共有フォルダという、他のパソコンからも参照できるように設定できるフォルダが用意されています。ここでは、Windows Vistaの場合を例に挙げ、設定方法をご紹介します。

まず、Guestアカウントが有効になっているか確認するため、[スタート]－[コントロールパネル]の[ユーザーのアカウントの追加または削除]をクリックします。

Guest欄に「Guestアカウントはオフです」と表示されている場合は、Guestをクリックして、Guestアカウントをオンにしてください。Guestアカウントをオンにすると他のパソコンからユーザー名やパスワード等の入力をせずにアクセスできるようになります。

次に、共有に関する設定を行います。[スタート]－[コントロールパネル]の[ネットワークの状態とタスクの表示]をクリックします。

[ネットワークと共有センター]が表示されたら、下の方のファイル共有を有効、パスワード保護共有を無効に設定してください。この設定で共有フォルダが利用可能になります。

最後に共有フォルダの設定を行います。新しくフォルダを作成し、作成したフォルダを右クリックし、[共有]をクリックしてください。

Guestアカウントを追加して許可したいアクセスのレベルを選択した後、[共有]をクリックすると、共有設定が行われます。この操作により、先程作成したフォルダに他のパソコンからアクセスできるようになります。

設定後は、[スタート]－[ネットワーク]をクリックすると、共有可能なフォルダが一覧で表示されます。このように共有フォルダの設定を行うことで、USBメモリやフロッピーの煩雑なやり取りから解放され、データの受け渡しがスムーズに行えるようになります。ファイルの交換を他のパソコンとの間で行う場合には、それぞれのパソコンで上記設定を行ってください。
また、この設定は会社内でのファイルのやり取りを想定したものです。不特定多数のパソコンからアクセスできる環境にある場合はセキュリティ上問題がありますので、ご注意ください。

今回は、Windowsの標準機能である共有フォルダを作成し、社内の他のパソコンにあるデータを見る方法をご紹介しました。社内の情報共有を行っていない方は、ＩＴを活用した情報共有をご検討されてはいかがでしょうか。

次回は、社内のファイルを一元管理する方法についてご紹介します。

IT活用～情報共有編～目次

1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには

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3．社内のファイルを一元管理するには

社内のファイルを個人個人で管理していて、それぞれが違う箇所に更新をかけてしまったことで様々なバージョンの文書が混在し、どのファイルが最新のものか判断できなくなってしまったことはありませんか？

ITを活用し、業務で使用するファイルを一元管理することで、常に最新の書類を閲覧できるようになり、ファイルが複数作成されるのを防ぐことができるようになります。

社内のファイルを一元管理するには、ファイルを保存するための専用のサーバー（ファイルサーバー）を用意するのが簡単です。このファイルサーバーを社内から利用できるように設定することで、ファイルの一元管理を行うことができるようになります。

また、Windowsの共有フォルダの設定のように各自のパソコンで設定する手間もありませんので、新規にパソコンを導入した場合でも、複雑な設定をせずに利用できます。

ファイル共有を行う際には、Samba（サンバ）というソフトウェアが必要です。SambaはLinux（リナックス）というコンピューター上で動作し、ファイル共有の機能を提供するソフトウェアです。Sambaでファイル共有を行う場合、Linuxの導入が必要ですが、LinuxもSambaも無償で提供されていますので、導入に必要なものはファイルサーバーを構築する為のハードウェアのみです。Linuxの導入からという手間はかかりますが、ハードディスクを増設して容量を大きくするといったことも可能ですので、拡張性は高いといえます。

また、最近ではNAS(Network Attached Storage）というファイル共有が可能な製品も出てきています。Linuxでファイルサーバーを構築した場合と比べて、拡張性は期待できませんが、比較的簡単な設定を行うだけで導入することができます。

会社内で利用することを前提とするファイルサーバーでは、社外から利用することはできません。これは不特定多数のパソコンからの利用を防ぐとこにも繋がります。しかし、利用する側としては社外からでも必要なファイルを見たいといったこともあります。そのような場合は、次回ご紹介する、社内外からいつでもファイルを見るにはをご参照ください。

社内にファイルサーバーを導入したいといった方は、お問い合わせフォーム、または下のボタンから弊社BITシステム相談室にご連絡ください。ファイルサーバー導入のお手伝いをさせて頂きます。

IT活用～情報共有編～目次

1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには

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4．社内外からいつでもファイルを見るには

業務で社外に出ている時に急遽必要になったファイルが手元になく、スムーズに作業ができないといった経験はありませんか？また、そのようなファイルを社内にいる人にメールに添付して送ってもらおうと思っても、ファイルのサイズが大きくて、添付できないといった経験はありませんか？

そのような場合、オンラインストレージというサービスを活用することにより、社内、社外問わず、インターネットが利用できれば、必要なファイルを手に入れることができるようになります。

オンラインストレージとは、インターネット上に文書等のファイルのデータを保存できるサービスのことです。各個人専用に設けられたスペースに文書や画像等のデータが保存でき、また、複数の人の間で共有することもできます。高機能のサービスを有償で提供しているものもありますが、容量の少ないものを無償で提供しているサービスもあります。

手軽に利用できるオンラインストレージサービスですが、利用する際に注意しておきたい点があります。

一つ目は、セキュリティに関する問題です。
ファイルのやり取り自体は暗号化された状態で行いますが、ユーザーIDやパスワードが漏れてしまうと、誰からでもファイルにアクセスされてしまう危険性があります。また、ソフトやハードの不具合により、情報が漏れてしまうといった可能性もあります。第三者に見られた場合に致命的な被害を受けるファイルはなるべく保存しないように気をつけておく必要があります。

二つ目はデータの消失です。オンラインストレージサービスによっては、ファイルの保存期間が定められているものがあります。入れておいたファイルが知らぬ間に削除されるという場合もあるため、大切なファイルをオンラインストレージにしか保存していないなどの利用方法は危険ですので、十分に注意してください。

今回ご紹介したオンラインストレージサービスと、前回ご紹介したファイルサーバーとをうまく組み合わせて活用すれば、容量の少ないオンラインストレージサービスであっても、十分に活用できるのではないでしょうか。オンラインストレージサービスの比較を行っているホームページもありますので、ご参照ください。

ファイルサーバーやオンラインストレージを利用した場合、情報共有の対象となるものは文書や画像等のファイルが主でしたが、情報共有すべきものはファイルだけではありません。
次回は社内の回覧情報の共有方法についてご紹介します。

IT活用～情報共有編～目次

1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには

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5．社内の回覧情報をすぐに見るには

紙媒体による回覧が、いつまでたっても回ってこない。回覧内容をもう一度確認したかったが、既に回覧が終了していて調べるのに時間がかかった。
このようなことはありませんか？

ITを上手く活用すれば、そうした問題を避けることができます。掲示版の機能をもったブログを社内に設置することにより、いつでも連絡事項を閲覧することができます。紙媒体のように自分に回ってくるまで待つ必要もありません。

社内用のブログを設置するには、IT活用～ホームページ編～の4．ホームページの更新を手軽にする方法でご紹介したCMS（コンテンツ・マネージメントシステム）を利用することで簡単に設置できます。CMSの代表的なものに、WordPress、Movable Typeがありますが、既に社内用のサーバーをLinuxを利用し導入している場合には、その社内用のサーバーを利用して簡単にブログを設置することができます。

ブログを利用して連絡事項を掲示すれば、紙媒体を利用した場合と異なり、一度登録した情報を修正することも簡単にできますし、修正した内容を再度回覧させるといった手間を省くこともできます。また、過去の情報も簡単に閲覧することもできます。

社内にブログを設置したいといった方、また、社内用のサーバーを設置したいといった方は、下のボタンを押して、お問い合わせフォームより弊社BITシステム相談室までご連絡ください。

今回は社内の回覧情報をすぐ見る方法をご紹介しました。しかし、共有することで業務の効率アップが見込まれる情報は回覧情報だけではありません。次回は社員のスケジュールを一元管理する方法をご紹介します。

IT活用～情報共有編～目次

1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには

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6．社員のスケジュールを一元管理するには

社員のスケジュールを管理しておらず、外回りの営業マンの携帯がつながらず、所在がつかめない。打ち合わせの日程を調整する為、参加する一人一人のスケジュールを尋ねて回る。
このようなことはありませんか？

ITを上手く活用すれば、このような機会損失と無駄なコストの発生を抑えることができます。また、時間の節約もできるので、業務の効率アップに繋がります。社内にグループウェアと呼ばれるソフトウェアを導入すると、社員のスケジュールを一元管理することができるようになります。

グループウェアとは、企業内のコンピューターネットワークを活用し、情報の共有や交換を支援するソフトウェアを指します。複数人で行う作業を支援することを目的にしていますので、メンバー間でスケジュールを共有できるスケジューラ機能だけでなく、メンバー間での打ち合わせを行う電子会議室機能、グループ全体に連絡事項を掲示できる電子掲示板機能なども備えています。

グループウェアには有償で提供されているソフトウェアもありますが、GroupSession（グループセッション）やAipo4（アイポ4）といったソフトウェアは無償で提供されていますので、手軽に試してみることもできます。

既に社内用のサーバーを設置している場合には、グループウェアの導入を比較的容易に行うことができます。もちろん、個人のパソコンでも導入することはできますが、一度に複数人で利用をしているとサーバーの負荷が上がり、性能が著しく落ちる可能性があります。グループウェアの動作が遅くなるばかりでなく、通常のパソコン作業にも支障をきたす場合があります。グループウェアを正式に利用するのであれば、社内用のサーバーへの導入をお薦めします。

社内用のサーバーにグループウェアを導入したいといった方、また、社内用のサーバーを設置したいといった方は、下のボタンを押して、お問い合わせフォームより弊社BITシステム相談室までご連絡ください。

今回、IT活用～情報共有編～として、ITを活用した情報共有方法をご紹介させて頂きました。皆様の企業内にあるIT資産を活用した情報共有に是非、お役立てください。