BITシステム相談室

10 月 01

IT活用～Google Apps編～

最近、クラウドやクラウド・コンピューティングが話題になっています。クラウドを直訳すると雲という意味ですが、それではクラウド・コンピューティングとは一体どのようなものでしょうか。

従来までのパソコンの作業では、アプリケーションソフトウェアはパソコンに入っている必要があり、データファイルはパソコンに保存されていました。しかし、クラウド・コンピューティングでは、インターネット上にあるアプリケーションソフトウェアを利用し、インターネット上にデータファイルを保存します。まるでクラウド（雲）の向こうに全て用意されていて、ソフトウェアやデータファイルが雲の上から降ってくるような様子を表しているのが、クラウド・コンピューティングという言葉です。

クラウド・コンピューティングを利用すれば、インターネットに繋ぐだけでサービスがコストに合わせていつでも使いたいだけ使えるようになります。従来までのようなアプリケーションソフトウェアを購入する費用やインストールする手間を省くことが可能です。また、社内にメール用のサーバーやWeb用のサーバーを設置したり、運用、管理するコストを削減することができます。

クラウド・コンピューティングを用いた色々なサービスが既に展開されていますが、中でも真っ先に挙げられるのは、Googleが提供しているGoogle Appsではないでしょうか。Google Appsを利用すれば、インターネットを通じて様々な機能を使うことができます。

そこで、今回からIT活用～Google Apps編～として、Googleが提供しているGoogle Appsとその一部の機能について、以下のようにご紹介していきます。

1．Google Appsとは
2．Google Appsを使うには
3．メール機能を使うには
4．カレンダー機能を使うには
5．ドキュメント機能を使うには
6．サイト機能を使うには

現在、Google Appsの導入を予定されている方、Google Appsがどのようなものか検討されている方は、是非、IT活用～Google Apps編～をお役立てください。

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10 月 08

1．Google Appsとは

IT活用～Google Apps編～

Google Appsとは

Google Appsとは、Googleが提供している様々なアプリケーションソフトウェアをひとまとめにしたものを指します。Google Appsでは様々な種類のアプリケーションソフトウェアが提供されていますが、普段の業務で使用する以下のような機能を持ったアプリケーションソフトウェアも提供されています。

メール機能を備えるGmail
スケジュール機能を備えるGoogleカレンダー
文書作成機能や表計算機能を備えるGoogleドキュメント
企業の社内サイトを作成できるGoogleサイト

Google Appsのアプリケーションソフトウェアで作成されたデータはパソコン上ではなく、インターネット上に保存されます。そのため、他のパソコンからでもデータを利用することができますし、複数の人とデータを共有して、編集することもできます。

Google Appsを利用すれば、社内にメール用のサーバーやファイル共有用のサーバー、社内Web用のサーバーを設置したり、運用、管理するコストを削減することができます。

Google Appsを使う際の注意点

様々な機能を備え、多くの利益をもたらしてくれそうなGoogle Appsですが、利用する際には注意すべき点があります。

Google Appsでは、各アプリケーションソフトウェアの機能をインターネットを利用して提供しています。そのため、インターネットが使えない環境では、原則として全ての機能を利用することができません。

Google Appsは各アプリケーションソフトウェアのデータをインターネット上に保存します。そのため、データを保存しているサーバーに障害が発生してしまった場合、復旧するまでデータが利用できなくなることもあります。
また、重大な障害がサーバーに発生してしまった場合には、データが消えてしまう可能性もありますので、注意してください。重要なデータやメールがある場合は、定期的にバックアップを取得することをお薦めします。

Google Appsの稼働状況に関しては、Apps ステータスダッシュボードから確認することができます。アプリケーションソフトウェア別の障害発生状況や最新の対応状況を参照することができますので、Google Appsを利用できない場合には、Apps ステータスダッシュボードを確認してください。

Google Appsは様々なアプリケーションソフトウェアを利用できるなど、多くの利益をもたらす一方で、必要な時にGoogle Appsを利用できないという可能性もありますので注意してください。

Google Appsを社内に導入したいといった方は、お問い合わせフォーム、または下のボタンから弊社BITシステム相談室にご相談ください。
次回は、Google Appsを使う方法をご紹介します。

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IT活用～Google Apps編～目次

10 月 15

2．Google Appsを使うには

IT活用～Google Apps編～

Google Appsを使うには、以下の3つの手順を完了する必要があります。

1．使用するGoogle Appsのエディションを決定する
2．使用するドメインを用意する
3．ドメインの所有権を確認する

既に会社のホームページを独自のドメインで運用している場合は、同じドメインを使ってGoogle Appsを利用できるので、2番目の手順は必要ありません。以下では、3つの手順についてご紹介していますので、Google Apps導入の参考にしてください。

1．使用するGoogle Appsのエディションを決定する

Google Appsでは3種類のエディションが選択できます。エディションとはサービスの提供形式を指し、エディションによってサービスの内容が異なります。Google Appsで選択できる3種類のエディションのうち、以下のサービスは共通で提供されています。

・全エディションで共通のサービス
メール機能を備えるGmail。
スケジュール機能を備えるGoogleカレンダー。
チャット機能を備えるGoogleトーク。
文書作成機能や表計算機能を備えるGoogleドキュメント。
企業の社内サイトを作成できるGoogleサイト。
モバイル機器でのアクセス。
管理者用コントロールパネル。
オンラインサポート。

また、Google Appsで選択できる3種類のエディションによるサービス内容の違いは、以下のようになっています。

・Standard Edition
価格は無料。
メール容量は7.3ギガバイト。
メールの横にテキスト広告が表示される。

・Premier Edition
価格は、100アカウント以上の場合、1アカウント当たり年間6000円。
99アカウント以下の場合、1アカウント当たり年間50米ドル。
99.9％のメール稼働率を保証。
メール容量は1アカウント当たり25ギガバイト。
重大な問題に対する電話などによる24時間365日のサポート。
会議室や施設などの予約管理。
APIによる既存システムへの統合。

・Education Edition
価格は無料。
認可されている非営利目的の教育機関でのみ利用可能。
メール容量は7.3ギガバイト。
重大な問題に対する電話などによる24時間365日のサポート。
会議室や施設などの予約管理。
APIによる既存システムへの統合。

詳細はGoogleのエディションの比較ページを参考に、使用するエディションを決定してください。現在、Premierエディションでは30日間の無料トライアルを実施していますので、30日間であれば無料で試してみることもできます。

2．使用するドメインを用意する

Google Appsを使うには、独自のドメインを取得している必要があります。ドメインとは、インターネット上での住所のようなもので、重複しないように管理され、割り当てられています。Googleを例に挙げれば、http://www.google.co.jp/のgoogle.co.jpがドメインです。既に会社のホームページを独自のドメインで運用しているという場合には、新規に取得する必要はありません。

ドメインを取得するには、ドメインを管理しているレジストラという機関と契約する必要があります。また、VALUE-DOMAIN.COM(バリュードメイン)などのドメイン取得代行業者と契約してドメインを取得することもできます。Google Appsを使用するには、ドメインネームシステム(DNS)の設定を変更する必要がありますので、設定が変更可能であることを確認してください。
Standard Editionでは以下のようにドメイン登録付きのGoogle Appsとして、Googleのページから独自のドメインが年間10米ドルで購入できますので、ご検討ください。

3．ドメインの所有権を確認する

Google Appsを使用するには、独自ドメインの所有権を確認する必要があります。使用するGoogle Appsのエディションを選択し、取得したドメイン名を入力して、管理者情報を登録してください。管理者情報を登録後にGoogle Appsにログインすると、ドメインの所有権の確認のリンクが表示されます。ドメインの所有権の確認のリンクをクリックすると、以下のような画面が表示されます。

ドメインの所有権を確認する方法として、独自ドメインのWebサーバーにHTMLファイルをアップロードする方法か、使用しているドメインネームシステム(DNS)にCNAMEレコードを作成する方法のどちらかを選択できます。Standard Editionの場合は申し込みから14日以内、Premier Editionの場合は21日以内にドメイン所有権を確認する必要があります。期限以内にドメインの所有権の確認を行わなかった場合、ドメインはGoogleのシステムから削除されてしまいますので、注意してください。

ここまでの3つの手順が完了すると、Google Appsを利用できるようになります。Gmail、Googleカレンダー、Googleドキュメント、Googleサイト、Googleトークなどのアプリケーションは個別に有効にする必要がありますので、使用する機能を有効にしてください。

Google Appsを社内に導入したいといった方は、お問い合わせフォーム、または下のボタンから弊社BITシステム相談室にご相談ください。Google Apps導入のお手伝いをさせて頂きます。
次回は、メール機能を使う方法をご紹介します。

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IT活用～Google Apps編～目次

10 月 22

3．メール機能を使うには

IT活用～Google Apps編～

Gmailの特徴

1．大きな保存容量

Gmailで保存できるメールの容量は、Standard EditionとEducation Editionで、1アカウント当たり7.3ギガバイト利用することができます。これは、メール1通を約20キロバイトとして考えると、約365,000通保存することができる計算です。1日100通受信したとしても、10年間分のメールを保存できるので、非常に大きな保存容量を持っているといえます。さらに、Premier Editionでは25ギガバイトもの保存容量を使うことができますので、メールの保存容量に悩まされる心配はありません。
ただし、Gmailで添付できるファイルの上限サイズは20メガバイトですので、注意してください。

2．迷惑メールフィルタ

GmailではGoogleの迷惑メールフィルタ機能が動作しています。標準でも高機能の迷惑メールフィルタですので、迷惑メールで受信トレイが一杯になるという心配はありません。受信トレイに迷惑メールが入っていた場合でも、迷惑メールとして報告することで、迷惑メールフィルタに学習させ、精度を上げることができます。
反対に正式なメールが迷惑メールとして受信されていた場合、迷惑メールを解除することで、受信トレイに移動することができます。迷惑メールは受信してから30日後に自動的に削除されてしまいますので、注意が必要です。

3．ラベル機能

Gmailでは、メールの振り分けをフォルダではなく、ラベルで行います。ラベルとは、メールに付けられる分類名のようなもので、1つのメールに複数のラベルを付けることができます。
たとえば、あるメールに対して「仕事」と「連絡先」というラベルを付けておくと、メールを検索する場合に、「仕事」と検索しても、「連絡先」と検索しても、検索結果として表示されるようになります。また、ラベルの自動付与を設定することができるので、メールの送信者によって付与するラベルを変更したり、メールのタイトルに含まれている文字によってラベルを付与したりすることができます。

メール機能を使うには

Google Appsでメール機能を使うには、管理者権限のアカウントでGoogle AppsにログインしてGmailの機能を有効にする必要があります。また、独自ドメインを使用してメールの送受信を行う場合には、ドメインネームシステム(DNS)の設定を変更する必要があります。

Gmailの機能を有効にする際に、以下のようなメールの配信設定の画面が表示されますので、画面の内容に従ってドメインネームシステム(DNS)の設定を変更してください。

メールの配信設定画面1

メールの配信設定画面2

注意点として、ドメインネームシステム(DNS)の設定の変更が有効になるまでに、最大48時間かかることがあります。既に独自ドメインのメールアドレスを使用してメールの送受信を行っていた場合、設定の変更が有効になるまでの間はメールの送受信ができなくなる可能性がありますので注意してください。
また、使用していたメールアドレスに対応するGoogle Appsのアカウントを作成しなければ、メールを受信することができませんので注意してください。
ドメインネームシステム(DNS)の変更が有効になると、Google Appsのメール機能であるGmailが使えるようになります。

Gmailを使う際には通常、https://mail.google.com/a/独自ドメイン名というURLにアクセスする必要があります。しかし、URLの設定を変更することで、http://mail.独自ドメイン名/のような覚えやすい任意のURLに変更することも可能です。メールのURLの設定を変更するには、ドメインネームシステム(DNS)の設定を変更する必要がありますので、以下のCNAMEレコードの変更中画面に従って変更してください。

CNAMEレコードの変更中画面

Gmailには上記で挙げた以外にも、様々な特徴があります。Googleを使う10の理由や、Gmail忍者になるなどのページを参考に、Gmailの様々な機能を活用してください。

Google Appsを社内に導入したいという方は、お問い合わせフォーム、または下のボタンから弊社BITシステム相談室にご相談ください。Google Apps導入のお手伝いをさせて頂きます。
次回は、カレンダー機能を使う方法をご紹介します。

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10 月 29

4．カレンダー機能を使うには

IT活用～Google Apps編～

Googleカレンダーの特徴

1．簡単なスケジュール管理

Googleカレンダーを使用すると、簡単にスケジュールを管理することができます。カレンダー上で予定を入れたい日時部分をクリックすると、予定作成のダイアログが表示されます。ダイアログに予定のタイトルを入力するだけで簡単に予定を作成することができます。
予定の詳細を入力したい場合でも、時間は30分ごとに細かく設定することができ、場所や予定の説明を入力することもできます。また、毎日、毎週、毎年といった繰り返しを指定すれば自動で繰り返しの予定が作成されるので、何度も同じ予定を作成する必要がありません。

2．カレンダーの共有

Googleカレンダーでは、他の人とカレンダーを共有することができます。社内の人のカレンダーを共有しておけば、その人の予定を簡単に把握することができます。また、社内の人全員が編集できるカレンダーを作成しておけば、会社の予定表として利用することも可能です。
共有したカレンダーの表示、非表示は簡単に切り替えることができ、カレンダーごとに配色を変更することができます。カレンダー内が予定で一杯になったとしても、自分の予定を簡単に把握することができます。

Googleカレンダーでは、一般に公開されているGoogleカレンダーを共有することも可能です。例えば、GoogleのWebページ上で公開されている、日本の祝日が登録されているカレンダーを共有するように設定すれば、祝日が一目でわかるようになります。

3．予定のリマインダ

Googleカレンダーで作成した予定には、リマインダを設定することができます。リマインダとは、前もって設定しておいた時間に電子メールなどで予定を通知する機能です。リマインダを設定しておけば、作成した予定の前にメールが送信されるので、予定を忘れてしまう可能性が低くなります。

Googleカレンダーのリマインダは、0分前から4週間前までの範囲で設定することができ、1つの予定につき、最大5回の通知を設定することができます。Googleカレンダーでモバイルの設定をしておけば、携帯電話に通知を送ることもできるので、外出していても予定を忘れる心配がなくなります。

カレンダー機能を使うには

Google Appsでカレンダー機能を使うには、管理者権限のアカウントでGoogle Appsにログインして、Googleカレンダーの機能を有効にしてください。Googleカレンダーの機能が有効になった時点でGoogleカレンダーを使うことができます。

Googleカレンダーを使う際には通常、https://www.google.com/calendar/hosted/独自ドメイン名というURL にアクセスする必要があります。しかし、URLの設定を変更することで、http://cal.独自ドメイン名/のような覚えやすい任意のURLに変更することが可能です。
URLの設定を変更するにはドメインネームシステム(DNS)の設定を変更する必要がありますので、以下のCNAMEレコードの変更中画面に従って変更してください。

CNAMEレコードの変更中画面

Googleカレンダーには上記で挙げた以外にも、様々な特徴があります。Googleカレンダーの使い方ガイドを参考に、Googleカレンダーを活用してください。

Google Appsを社内に導入したいという方は、お問い合わせフォーム、または下のボタンから弊社BITシステム相談室にご相談ください。Google Apps導入のお手伝いをさせて頂きます。
次回は、ドキュメント機能を使う方法をご紹介します。

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11 月 05

5．ドキュメント機能を使うには

IT活用～Google Apps編～

Google ドキュメントの特徴

1．簡単なドキュメント作成

Google ドキュメントでは、文書形式や表形式、プレゼンテーション形式のドキュメントを簡単に作成することができます。Google ドキュメント内でフォルダを作成することができますので、作成したGoogle ドキュメントを分類して保存することができます。

作成できるGoogle ドキュメントのサイズには制限があり、各形式ごとに以下のように決められています。また、文書とプレゼンテーションは合わせて5,000個まで、画像も5,000個まで保存できます。

文書形式
ファイルサイズは500キロバイトまで。
埋め込み画像は最大2メガバイト。

表形式
最大256列、最大200,000セル、最大100シートのいずれか。
行数には制限なし。

プレゼンテーション形式
10メガバイト、もしくは200スライド。

2．既存ファイルの取り込み

Google ドキュメントでは、ワードやエクセルなどで作成されたファイルを取り込むことができます。既に作成されたファイルを取り込むことができるので、今までのデータを有効に活用することができます。

取り込むことができるファイル形式は以下の通りです。PDFファイルは取り込むことはできませんが、ドキュメントリストへの追加は可能です。

文書形式へ取り込み可能なファイル形式
Microsoft Word、.html、.txt、.rtf

表形式へ取り込み可能なファイル形式
.xls、.ods、.csv、.txt、.tsv、.tsb

プレゼンテーション形式へ取り込み可能なファイル形式
.ppt、.pps

3．ファイル形式の変換

Google ドキュメントで保存しているファイルは、ファイルの形式を変更してパソコンに保存することができます。パソコンに入っているアプリケーションソフトウェアに合わせてファイル形式を変更したり、多くのパソコンで見ることができるPDF形式に変更することもできるので、作成したドキュメントを幅広く活用できます。

変換することができるファイル形式は以下の通りです。

文書形式ファイルから変換可能なファイル形式
Microsoft Word、OpenOffice、.html、.txt、.rtf、.pdf

表形式ファイルから変換可能なファイル形式
.html、.xls、.ods、.csv、.txt、.pdf

プレゼンテーション形式ファイルから変換可能なファイル形式
.ppt、.pdf

4．ドキュメントの共有

Google ドキュメントでは、作成したドキュメントを簡単に共有することができます。ドキュメントを共有したい人に招待メールを送ることで、メールを受け取った人と共有することができるようになります。また、ドキュメントの編集を許可するのか、閲覧だけを許可するのか選択できますので、意図しないドキュメントの変更を防ぐこともできます。

共有したドキュメントは、他の人と同時に閲覧したり、同時に編集することができます。他の人の編集内容は確認することができるので、複数人でのドキュメント作成も簡単に行うことができます。

ドキュメント機能を使うには

Google Appsでドキュメント機能を使うには、管理者権限のアカウントでGoogle Appsにログインして、Googleドキュメントの機能を有効にしてください。Googleドキュメントの機能が有効になった時点でGoogleドキュメントを使うことができます。

Googleドキュメントを使う際には通常、https://docs.google.com/a/独自ドメイン名というURLにアクセスする必要があります。しかし、URLの設定を変更することで、http://docs.独自ドメイン名/のような覚えやすい任意のURLに変更することが可能です。
URLの設定を変更するにはドメインネームシステム(DNS)の設定を変更する必要がありますので、以下のCNAMEレコードの変更中画面に従って変更してください。

CNAMEレコードの変更中画面

Googleドキュメントには上記で挙げた以外にも、様々な特徴があります。Googleドキュメントのページを参考に、Googleドキュメントを活用してください。

Google Appsを社内に導入したいという方は、お問い合わせフォーム、または下のボタンから弊社BITシステム相談室にご相談ください。Google Apps導入のお手伝いをさせて頂きます。
次回は、サイト機能を使う方法をご紹介します。

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11 月 12

6．サイト機能を使うには

IT活用～Google Apps編～

Google サイトの特徴

1．簡単なWebサイトの作成

Google サイトを利用すると、Webサイトを簡単に作成できます。複数のWebサイトを作成することができるので、社内用のWebサイトや部ごとのWebサイトを作ることが可能です。

Google Appsを利用している場合、Google サイトで作成できるページ数に上限はありませんが、ドメインごとに10ギガバイトまでしか保存することができません。Google AppsのPremier EditionとEducation Editionを利用している場合は、1ユーザー当たり500メガバイトの保存容量が追加されます。

2．簡単な編集

Google サイトでは、Webサイトのページをインターネットエクスプローラーなどのブラウザから見たような状態で編集することができます。HTMLなどを使用する必要はありませんので、簡単にページを編集することができます。また、画像やファイルのアップロードも簡単に行うことができるので、ページに載せたい写真やファイルも簡単に取り込むことができます。

Webサイトの外観は、Googleで用意されているテーマを変更するだけで簡単に変更することができます。色やフォント、レイアウトを細かく変更することができたり、ページごとに書式を設定することが可能なので、簡単に好きな外観のページを作成することができます。

3．公開範囲の設定

Google サイトで作成したWebサイトでは、Webサイトにアクセスできるユーザーを制御することができます。誰でも見ることができるように設定したり、社内の人しか見ることができないように設定したり、特定の人しか見ることができないように設定することができます。

また、Webサイトにアクセスできるレベルとして、以下のようなレベルを設定することができます。適切なアクセスレベルを設定することで、意図しない削除や変更を防ぐことができ、公開したい情報だけを公開することができます。

オーナー
  サイトのテーマやレイアウトを変更できる。
  サイトの名前を変更できる。
  他のオーナー、共同編集者、閲覧者を招待できる。
  サイトを削除する。
  共同編集者が行える全て。

共同編集者
  ページを作成、編集、削除。
  ページを移動する。
  添付ファイルを追加する。
  コメントを追加する。
  サイドバーのナビゲーションにページを追加、削除する。
  サイトやページの変更通知を受け取る。

閲覧者
ページの表示のみ。

サイト機能を使うには

Google Appsでサイト機能を使うには、管理者権限のアカウントでGoogle Appsにログインして、Googleサイトの機能を有効にしてください。Googleサイトの機能が有効になった時点でWebサイトを作成することができます。

Googleサイトを使う際には通常、https://sites.google.com/a/独自ドメイン名というURLにアクセスする必要があります。しかし、URLの設定を変更することで、http://sites.独自ドメイン名/のような覚えやすい任意のURLに変更することが可能です。

URLの設定を変更するにはドメインネームシステム(DNS)の設定を変更する必要がありますので、以下のCNAMEレコードの変更中画面に従って変更してください。

CNAMEレコードの変更中画面

Googleサイトには上記で挙げた以外にも、様々な特徴があります。Googleサイトのページを参考に、Googleサイトを活用してください。

今回、IT活用～Google Apps編～として、Googleが提供しているGoogle Appsとその一部の機能について、ご紹介しました。Google Appsを社内に導入したいという方は、お問い合わせフォーム、または下のボタンから弊社BITシステム相談室にご相談ください。Google Apps導入のお手伝いをさせて頂きます。

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