BITシステム相談室

11月 05

5．ドキュメント機能を使うには

Google ドキュメントの特徴

1．簡単なドキュメント作成

Google ドキュメントでは、文書形式や表形式、プレゼンテーション形式のドキュメントを簡単に作成することができます。Google ドキュメント内でフォルダを作成することができますので、作成したGoogle ドキュメントを分類して保存することができます。

作成できるGoogle ドキュメントのサイズには制限があり、各形式ごとに以下のように決められています。また、文書とプレゼンテーションは合わせて5,000個まで、画像も5,000個まで保存できます。

文書形式
ファイルサイズは500キロバイトまで。
埋め込み画像は最大2メガバイト。

表形式
最大256列、最大200,000セル、最大100シートのいずれか。
行数には制限なし。

プレゼンテーション形式
10メガバイト、もしくは200スライド。

2．既存ファイルの取り込み

Google ドキュメントでは、ワードやエクセルなどで作成されたファイルを取り込むことができます。既に作成されたファイルを取り込むことができるので、今までのデータを有効に活用することができます。

取り込むことができるファイル形式は以下の通りです。PDFファイルは取り込むことはできませんが、ドキュメントリストへの追加は可能です。

文書形式へ取り込み可能なファイル形式
Microsoft Word、.html、.txt、.rtf

表形式へ取り込み可能なファイル形式
.xls、.ods、.csv、.txt、.tsv、.tsb

プレゼンテーション形式へ取り込み可能なファイル形式
.ppt、.pps

3．ファイル形式の変換

Google ドキュメントで保存しているファイルは、ファイルの形式を変更してパソコンに保存することができます。パソコンに入っているアプリケーションソフトウェアに合わせてファイル形式を変更したり、多くのパソコンで見ることができるPDF形式に変更することもできるので、作成したドキュメントを幅広く活用できます。

変換することができるファイル形式は以下の通りです。

文書形式ファイルから変換可能なファイル形式
Microsoft Word、OpenOffice、.html、.txt、.rtf、.pdf

表形式ファイルから変換可能なファイル形式
.html、.xls、.ods、.csv、.txt、.pdf

プレゼンテーション形式ファイルから変換可能なファイル形式
.ppt、.pdf

4．ドキュメントの共有

Google ドキュメントでは、作成したドキュメントを簡単に共有することができます。ドキュメントを共有したい人に招待メールを送ることで、メールを受け取った人と共有することができるようになります。また、ドキュメントの編集を許可するのか、閲覧だけを許可するのか選択できますので、意図しないドキュメントの変更を防ぐこともできます。

共有したドキュメントは、他の人と同時に閲覧したり、同時に編集することができます。他の人の編集内容は確認することができるので、複数人でのドキュメント作成も簡単に行うことができます。

ドキュメント機能を使うには

Google Appsでドキュメント機能を使うには、管理者権限のアカウントでGoogle Appsにログインして、Googleドキュメントの機能を有効にしてください。Googleドキュメントの機能が有効になった時点でGoogleドキュメントを使うことができます。

Googleドキュメントを使う際には通常、https://docs.google.com/a/独自ドメイン名というURLにアクセスする必要があります。しかし、URLの設定を変更することで、http://docs.独自ドメイン名/のような覚えやすい任意のURLに変更することが可能です。
URLの設定を変更するにはドメインネームシステム(DNS)の設定を変更する必要がありますので、以下のCNAMEレコードの変更中画面に従って変更してください。

CNAMEレコードの変更中画面