BITシステム相談室

10月 22

3．メール機能を使うには

Gmailの特徴

1．大きな保存容量

Gmailで保存できるメールの容量は、Standard EditionとEducation Editionで、1アカウント当たり7.3ギガバイト利用することができます。これは、メール1通を約20キロバイトとして考えると、約365,000通保存することができる計算です。1日100通受信したとしても、10年間分のメールを保存できるので、非常に大きな保存容量を持っているといえます。さらに、Premier Editionでは25ギガバイトもの保存容量を使うことができますので、メールの保存容量に悩まされる心配はありません。
ただし、Gmailで添付できるファイルの上限サイズは20メガバイトですので、注意してください。

2．迷惑メールフィルタ

GmailではGoogleの迷惑メールフィルタ機能が動作しています。標準でも高機能の迷惑メールフィルタですので、迷惑メールで受信トレイが一杯になるという心配はありません。受信トレイに迷惑メールが入っていた場合でも、迷惑メールとして報告することで、迷惑メールフィルタに学習させ、精度を上げることができます。
反対に正式なメールが迷惑メールとして受信されていた場合、迷惑メールを解除することで、受信トレイに移動することができます。迷惑メールは受信してから30日後に自動的に削除されてしまいますので、注意が必要です。

3．ラベル機能

Gmailでは、メールの振り分けをフォルダではなく、ラベルで行います。ラベルとは、メールに付けられる分類名のようなもので、1つのメールに複数のラベルを付けることができます。
たとえば、あるメールに対して「仕事」と「連絡先」というラベルを付けておくと、メールを検索する場合に、「仕事」と検索しても、「連絡先」と検索しても、検索結果として表示されるようになります。また、ラベルの自動付与を設定することができるので、メールの送信者によって付与するラベルを変更したり、メールのタイトルに含まれている文字によってラベルを付与したりすることができます。

メール機能を使うには

Google Appsでメール機能を使うには、管理者権限のアカウントでGoogle AppsにログインしてGmailの機能を有効にする必要があります。また、独自ドメインを使用してメールの送受信を行う場合には、ドメインネームシステム(DNS)の設定を変更する必要があります。

Gmailの機能を有効にする際に、以下のようなメールの配信設定の画面が表示されますので、画面の内容に従ってドメインネームシステム(DNS)の設定を変更してください。

メールの配信設定画面1

メールの配信設定画面2

注意点として、ドメインネームシステム(DNS)の設定の変更が有効になるまでに、最大48時間かかることがあります。既に独自ドメインのメールアドレスを使用してメールの送受信を行っていた場合、設定の変更が有効になるまでの間はメールの送受信ができなくなる可能性がありますので注意してください。
また、使用していたメールアドレスに対応するGoogle Appsのアカウントを作成しなければ、メールを受信することができませんので注意してください。
ドメインネームシステム(DNS)の変更が有効になると、Google Appsのメール機能であるGmailが使えるようになります。

Gmailを使う際には通常、https://mail.google.com/a/独自ドメイン名というURLにアクセスする必要があります。しかし、URLの設定を変更することで、http://mail.独自ドメイン名/のような覚えやすい任意のURLに変更することも可能です。メールのURLの設定を変更するには、ドメインネームシステム(DNS)の設定を変更する必要がありますので、以下のCNAMEレコードの変更中画面に従って変更してください。

CNAMEレコードの変更中画面