BITシステム相談室

業務で社外に出ている時に急遽必要になったファイルが手元になく、スムーズに作業ができないといった経験はありませんか？また、そのようなファイルを社内にいる人にメールに添付して送ってもらおうと思っても、ファイルのサイズが大きくて、添付できないといった経験はありませんか？

そのような場合、オンラインストレージというサービスを活用することにより、社内、社外問わず、インターネットが利用できれば、必要なファイルを手に入れることができるようになります。

オンラインストレージとは、インターネット上に文書等のファイルのデータを保存できるサービスのことです。各個人専用に設けられたスペースに文書や画像等のデータが保存でき、また、複数の人の間で共有することもできます。高機能のサービスを有償で提供しているものもありますが、容量の少ないものを無償で提供しているサービスもあります。

手軽に利用できるオンラインストレージサービスですが、利用する際に注意しておきたい点があります。

一つ目は、セキュリティに関する問題です。
ファイルのやり取り自体は暗号化された状態で行いますが、ユーザーIDやパスワードが漏れてしまうと、誰からでもファイルにアクセスされてしまう危険性があります。また、ソフトやハードの不具合により、情報が漏れてしまうといった可能性もあります。第三者に見られた場合に致命的な被害を受けるファイルはなるべく保存しないように気をつけておく必要があります。

二つ目はデータの消失です。オンラインストレージサービスによっては、ファイルの保存期間が定められているものがあります。入れておいたファイルが知らぬ間に削除されるという場合もあるため、大切なファイルをオンラインストレージにしか保存していないなどの利用方法は危険ですので、十分に注意してください。

今回ご紹介したオンラインストレージサービスと、前回ご紹介したファイルサーバーとをうまく組み合わせて活用すれば、容量の少ないオンラインストレージサービスであっても、十分に活用できるのではないでしょうか。オンラインストレージサービスの比較を行っているホームページもありますので、ご参照ください。

ファイルサーバーやオンラインストレージを利用した場合、情報共有の対象となるものは文書や画像等のファイルが主でしたが、情報共有すべきものはファイルだけではありません。
次回は社内の回覧情報の共有方法についてご紹介します。

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IT活用 ～情報共有編～に戻る

1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには

社内のファイルを個人個人で管理していて、それぞれが違う箇所に更新をかけてしまったことで様々なバージョンの文書が混在し、どのファイルが最新のものか判断できなくなってしまったことはありませんか？

ITを活用し、業務で使用するファイルを一元管理することで、常に最新の書類を閲覧できるようになり、ファイルが複数作成されるのを防ぐことができるようになります。

社内のファイルを一元管理するには、ファイルを保存するための専用のサーバー（ファイルサーバー）を用意するのが簡単です。このファイルサーバーを社内から利用できるように設定することで、ファイルの一元管理を行うことができるようになります。

また、Windowsの共有フォルダの設定のように各自のパソコンで設定する手間もありませんので、新規にパソコンを導入した場合でも、複雑な設定をせずに利用できます。

ファイル共有を行う際には、Samba（サンバ）というソフトウェアが必要です。SambaはLinux（リナックス）というコンピューター上で動作し、ファイル共有の機能を提供するソフトウェアです。Sambaでファイル共有を行う場合、Linuxの導入が必要ですが、LinuxもSambaも無償で提供されていますので、導入に必要なものはファイルサーバーを構築する為のハードウェアのみです。Linuxの導入からという手間はかかりますが、ハードディスクを増設して容量を大きくするといったことも可能ですので、拡張性は高いといえます。

また、最近ではNAS(Network Attached Storage）というファイル共有が可能な製品も出てきています。Linuxでファイルサーバーを構築した場合と比べて、拡張性は期待できませんが、比較的簡単な設定を行うだけで導入することができます。

会社内で利用することを前提とするファイルサーバーでは、社外から利用することはできません。これは不特定多数のパソコンからの利用を防ぐとこにも繋がります。しかし、利用する側としては社外からでも必要なファイルを見たいといったこともあります。そのような場合は、次回ご紹介する、社内外からいつでもファイルを見るにはをご参照ください。

社内にファイルサーバーを導入したいといった方は、お問い合わせフォーム、または下のボタンから弊社BITシステム相談室にご連絡ください。ファイルサーバー導入のお手伝いをさせて頂きます。

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1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには

業務に必要な書類のデータは各個人で管理して、他の人のパソコンにあるデータが必要になった時にはその社員に声をかけ、USBメモリやフロッピーを使用してデータを受け取るという方法を取ってはいませんか？

ITを活用すると、このようなデータの受け渡しを作業の手を止めることなくスムーズに行えるようになります。

使用しているパソコンがWindowsの場合、標準の機能として共有フォルダという、他のパソコンからも参照できるように設定できるフォルダが用意されています。ここでは、Windows Vistaの場合を例に挙げ、設定方法をご紹介します。

まず、Guestアカウントが有効になっているか確認するため、[スタート]－[コントロールパネル]の[ユーザーのアカウントの追加または削除]をクリックします。

Guest欄に「Guestアカウントはオフです」と表示されている場合は、Guestをクリックして、Guestアカウントをオンにしてください。Guestアカウントをオンにすると他のパソコンからユーザー名やパスワード等の入力をせずにアクセスできるようになります。

次に、共有に関する設定を行います。[スタート]－[コントロールパネル]の[ネットワークの状態とタスクの表示]をクリックします。

[ネットワークと共有センター]が表示されたら、下の方のファイル共有を有効、パスワード保護共有を無効に設定してください。この設定で共有フォルダが利用可能になります。

最後に共有フォルダの設定を行います。新しくフォルダを作成し、作成したフォルダを右クリックし、[共有]をクリックしてください。

Guestアカウントを追加して許可したいアクセスのレベルを選択した後、[共有]をクリックすると、共有設定が行われます。この操作により、先程作成したフォルダに他のパソコンからアクセスできるようになります。

設定後は、[スタート]－[ネットワーク]をクリックすると、共有可能なフォルダが一覧で表示されます。このように共有フォルダの設定を行うことで、USBメモリやフロッピーの煩雑なやり取りから解放され、データの受け渡しがスムーズに行えるようになります。ファイルの交換を他のパソコンとの間で行う場合には、それぞれのパソコンで上記設定を行ってください。
また、この設定は会社内でのファイルのやり取りを想定したものです。不特定多数のパソコンからアクセスできる環境にある場合はセキュリティ上問題がありますので、ご注意ください。

今回は、Windowsの標準機能である共有フォルダを作成し、社内の他のパソコンにあるデータを見る方法をご紹介しました。社内の情報共有を行っていない方は、ＩＴを活用した情報共有をご検討されてはいかがでしょうか。

次回は、社内のファイルを一元管理する方法についてご紹介します。

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1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには

複数人で仕事をする上で、情報の共有は欠かせません。

業務には書類の作成がつきものですが、誰がどのような書類を作成し、持っているのか把握しなければなりません。また、書類を作成する際に必要な資料があれば、その資料を持っている人を把握することも重要です。

このような場合、ITを上手く活用することで、自分のパソコンから他のパソコンにある資料を閲覧したり、必要があれば編集したりすることができるようになります。資料を探す手間や時間を省くことができますので、業務の効率アップが見込まれます。

共有するべき情報は書類等のデータだけではありません。お互いのノウハウを共有するようにしておけば、何らかの問題が発生した場合でも、より短時間での解決が期待できます。また、スケジュールを共有するようにしておけば、毎回、スケジュールの確認を本人に取る手間を省くとこともできます。

ITを活用すれば、このようなノウハウやスケジュール等の情報も共有することができるようになります。また、社外からでもそれらの情報を参照できるようにすることも可能です。必要な情報を共有できるようにしておけば、時と場所を問わず情報を手にいれることができるようになります。

ITを利用した情報共有では、以前までは時間も手間もかかっていた情報の共有を、時間も手間も省いた形で行うことができるようになります。企業の情報共有にITを上手く活用し、業務の効率アップに是非、お役立て下さい。

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1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには

ホームページとは自分の発信したい情報を自由に公開し、
多くの人に閲覧してもらえる場です。

しかし、インターネットに公開されているホームページの数は膨大ですので、
ホームページの内容が他のホームページと似通ってしまい、
独自的で希少性のある内容のホームページでない場合があります。

これでは折角ホームページを開設し、
しばしばホームページを更新していたとしても
閲覧者にとってホームページの情報価値は低下してしまい、
その努力は報われないものとなってしまいます。

それでは、どのようなホームページにすればよいのでしょうか？

ホームページを閲覧する人にとって、
欲しい情報がそのホームページにしかないといった場合、
ホームページの希少性は高まり、よいホームページとして捉えられます。

また、ホームページの内容が専門分野に特化したものであればあるほど、
一般の閲覧者にとっては理解し難いものとなってしまう傾向にあります。
専門の分野を、より理解しやすい内容に翻訳して表現することによって、
閲覧する多くの関係者へ貴社の情報を伝えることができます。

専門家と一般市民、または分野を超えた専門家間の橋渡しを
サイエンスコミュニケーションと呼びます。
専門家からの一方向型の情報伝達でなく、一般市民や他専門分野からの
フィードバックを得つつ、より正確な理解を追及するネットワーク志向型
のコミュニケーションです。

このサイエンスコミュニケーションの活動推進は、
弊社ビットマイスターの企業理念の一部となっており、
専門分野の有効性をより魅力的に世間一般に広めていくお手伝いをしています。

企業のホームページに関してご相談のある方は、
お問い合わせフォーム、または下のボタンから
弊社BITシステム相談室にご連絡ください。

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1．ホームページとは
2．ホームページが見える仕組み
3．ホームページの開設方法
4．ホームページの更新を手軽にする方法
5．よりよいホームページにする方法

一旦、ホームページを開設したはいいものの、
長期間更新をせず、何年も手つかずで、
ずっと同じ情報を公開しているといったことはありませんか？

確かにホームページの更新をよく分からないまま行うと、
思わぬ所のデザインが崩れてしまったり、
ホームページの構成が変わってしまうこともあります。

そこで、ホーム―ページの更新を簡単にする、
CMS（コンテンツ・マネージメントシステム）というソフトがあります。

CMSはコンテンツ管理システムと呼ばれるソフトウェアの総称です。
CMSを利用することにより、ホームページを構成する文章や画像さえ用意すれば、
比較的簡単にホームページを更新することができます。

CMSの一種として、ブログが挙げられます。
ブログはインターネット上で公開する日記のようなもので、
HTMLに関する深い知識がなくても、
ブラウザで簡単に更新することができるため、
個人や企業でも多く導入されています。

CMSの代表的なものに、WordPress、Movable Typeがあります。
これらのソフトをサーバーに導入することで、
以下のように簡単にホームページの更新が行えるようになります。

ホームページを編集

更新後のホームページ

ホームページをレンタルサーバーで開設されている方は、
既にCMSが導入されていたり、サポートされていることもありますので、
ご利用を検討してみてはいかがでしょうか。

レンタルサーバーにCMSを導入したい、
自分で用意したサーバーにCMSを導入したいといった方は、
お問い合わせフォーム、または下のボタンから
弊社BITシステム相談室にご連絡ください。
お客様のご要望をお聞きした上で、WordPress、Movable Type、
その他のCMSを比較検討し、最適なCMSをご提案させて頂きます。

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1．ホームページとは
2．ホームページが見える仕組み
3．ホームページの開設方法
4．ホームページの更新を手軽にする方法
5．よりよいホームページにする方法

ホームページの開設方法には、主に２つの方法があります。
A．レンタルサーバー上で開設する
B．自分でサーバーを用意し、開設する

ここでは、比較的簡単にホームページを開設できるAの方法をご紹介します。

１．メールアドレスを取得する。
ホームページを開設するレンタルサーバーの利用登録の際、必要となります。
Yahoo!などでは無料でメールアドレスを取得できるサービスが用意されています。
取得したメールアドレスは忘れないようにご注意ください。

２．ホームページを立ち上げるためのサーバーを用意する。
利用しているプロバイダ(インターネット接続業者)によっては、
無料でホームページを開設するスペースを貸し出していることもあります。
また、プロバイダ以外でも無料でサーバーを利用できるサービスもあります。
サーバー利用登録後には、ユーザーID、パスワード、サーバーのIPアドレスが通知されます。
ホームページを公開する際に使用しますので、忘れないようにして下さい。

３．HTMLファイルを用意する。
ここでは、 実際どのようにHTMLファイルが書かれているかを
ブラウザで確認できるように加工したものを以下に用意しました。
このファイルをブラウザで読み込ませると、
このホームページがどのように書かれているか表示されます。
下のリンクを右クリックし、対象をファイルに保存を選択し、ダウンロードしてください。
index.html

４．サーバーにHTMLファイルを送るためのソフト（FTPソフト）を用意する。
ホームページを開設するサーバーにファイルを送るには、
FTP(File Transfer Protocol)という方法で送らなければいけません。
無料のソフトではFFFTPなどがあります。

５．用意したHTMLファイルをサーバーに転送する。
FTPソフトを使用し、サーバーの利用登録時に通知されたサーバーのIPアドレス、
UserID、passwordでサーバーに接続し、HTMLファイルを転送する。

ここまでで、基本となるホームページが開設できました。
あとは、ホーム―ページから発信したい情報を
HTMLファイルの形式で編集することで、
多くの人々へ自由に情報を発信することができます。

自分でHTMLファイルを編集するのが難しいという方には、
HTMLファイルを作成するための無料のソフトや
簡単に編集できる機能を備えたレンタルサーバーもありますので、
検討してみてはいかがでしょうか。

自分でホームページを開設する時間がない、
詳細をお知りになりたい方は、
お問い合わせフォーム、または、下のボタンから
弊社BITシステム相談室にご相談ください。
ホームページ開設のお手伝いをさせて頂きます。

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1．ホームページとは
2．ホームページが見える仕組み
3．ホームページの開設方法
4．ホームページの更新を手軽にする方法
5．よりよいホームページにする方法

インターネットには様々なホームページが存在していますが、
ホームページは個人が所有しているパソコンに存在しているわけではありません。

サーバーの存在

個人が所有しているパソコンは24時間ずっと起動していて、
インターネットにつながっているとは限りません。
また、不特定多数の人から個人のパソコンに接続されるのは、
セキュリティ上の観点から見ても、決して良いものではありません。

そこで、サーバーという24時間起動し、インターネットに繋がっている
高機能のコンピューターを利用し、ホームページを公開します。
サーバーは、もちろん個人でも用意できますが、
一般的には事業者がサービスとして用意することが多いようです。

インターネットに公開されているホームページを見るには、
サーバーからホームページの内容を受け取る必要があります。
ですが、一体どのサーバーにホームページの内容を要求すれば良いでしょうか？

IPアドレスとは

それを解決するのが、IPアドレスです。
IPアドレスは、｢124.83.139.192｣というように、0から255までの数字の並びが4つ集まっていて、
パソコンから見た場合は重複のないものとなっています。
これを住所のように扱うことで、
ホームページの内容を要求するサーバーを見つけだすことができます。

IPアドレスにより、ホームページの内容を要求するサーバーは解決したので、
サーバーからホームページを表示するファイルを受け取れば、
ホームページを見ることができるようになります。

ホームページを表示するファイルとは一体どのようなものでしょうか。

ホームページを表示するHTMLファイル

ホームページを表示するファイルは、HTMLファイルと呼ばれ、
表示する際の文字の色や大きさ、表示する画像ファイルなどの情報が書かれています。
ホームページの文字が太字で表示されたり、他と違う大きさで表示されるのは、
そのように表示するようHTMLファイルに指定されているためです。

また、ホームページを見るときに使っているソフトの名前は、
Internet Explorer、Mozilla FireFox、Google Chrome、
Safari、Opera、Sleipnirといった名前だと思います。
これらのソフトはブラウザと呼ばれ、
ホームページを表示するファイル(HTMLファイル)を読み込むためのソフトです。

ブラウザでHTMLファイルを読み込むことによって、
様々な色や大きさの文字が画面に表示されるのです。

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1．ホームページとは
2．ホームページが見える仕組み
3．ホームページの開設方法
4．ホームページの更新を手軽にする方法
5．よりよいホームページにする方法

インターネット上で自分が発信したい情報(会社概要や商品情報など)を自由に公開し、
多数の人に情報を発信できるスペースを指します。

ホームページの目的は

多くの人に自分が発信した情報を閲覧してもらうことにより、
会社の存在を認知してもらえたり、よりよい情報を交換できる、
一種のコミュニケーションツールです。

ホームページを開設する意義

会社の存在や事業内容を多くの人に知ってもらうことにより、
潜在顧客の顕在化が見込まれます。

総務省が実施した「平成20年度 通信利用動向調査」によると、
6歳以上の75.3%が「インターネットを利用している」との調査結果が得られており、
今後ますます、インターネットの利用者数(%)は増加していくと考えられます。

ホームページは一度開設すると、基本的には24時間いつでも閲覧可能です。
業務時間以外であっても、ホームページは閲覧することができるので、
従来までは対応できなかった顧客に対しても、対応できるようになります。

また、ホームページの内容は随時更新することが可能なため、
必要に応じて発信したい情報を変更することも可能です。

このことから、ホームページを開設し、会社の存在、事業内容を多くの人に知ってもらうことは、
それだけでも会社の可能性を広げるチャンスになるのではないでしょうか。

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1．ホームページとは
2．ホームページが見える仕組み
3．ホームページの開設方法
4．ホームページの更新を手軽にする方法
5．よりよいホームページにする方法

普段の業務をパソコンを使って行っていると、突然パソコンの画面が固まって、マウスを動かしても反応しなくなってしまったり、昨日まではインターネットに繋がっていたのに、何の前触れもなく繋がらなくなってしまったりといったトラブルに直面することがあります。

このようなトラブルが発生してしまった時に、問題を解決する方法を知らないと、作業の手を一旦止めて、問題の解決に時間を割かなければなりません。これでは、IT資産を活用して業務の効率をアップしようとしていても、トラブルに対処する時間ばかりが増えてしまい、逆効果になってしまいます。

そこで今回、IT活用 ～トラブルシューティング編～として、以下のような問題が発生した場合の対処方法をご紹介していきます。

1．パソコンが起動しなくなった
2．パソコンが反応しなくなった
3．インターネットに繋がらなくなった
4．メールが使えなくなった
5．文字の入力がおかしくなった
6．共有パソコンの調子がおかしい

パソコンに関するトラブルは幅広く、多くの知識を必要とすることもありますが、簡単な方法で解決できる場合もあります。ちょっとしたトラブルを解決することができれば、日々の業務の効率アップも期待できますし、パソコンを使った作業に対するストレスも軽減できます。
IT資産を活用した業務でトラブルが発生した場合は、是非、IT活用 ～トラブルシューティング編～をお役立てください。