社員のスケジュールを管理しておらず、外回りの営業マンの携帯がつながらず、所在がつかめない。打ち合わせの日程を調整する為、参加する一人一人のスケジュールを尋ねて回る。
このようなことはありませんか？
ITを上手く活用すれば、このような機会損失と無駄なコストの発生を抑えることができます。また、時間の節約もできるので、業務の効率アップに繋がります。社内にグループウェアと呼ばれるソフトウェアを導入すると、社員のスケジュールを一元管理することができるようになります。
グループウェアとは、企業内のコンピューターネットワークを活用し、情報の共有や交換を支援するソフトウェアを指します。複数人で行う作業を支援することを目的にしていますので、メンバー間でスケジュールを共有できるスケジューラ機能だけでなく、メンバー間での打ち合わせを行う電子会議室機能、グループ全体に連絡事項を掲示できる電子掲示板機能なども備えています。
グループウェアには有償で提供されているソフトウェアもありますが、GroupSession（グループセッション）やAipo4（アイポ4）といったソフトウェアは無償で提供されていますので、手軽に試してみることもできます。
既に社内用のサーバーを設置している場合には、グループウェアの導入を比較的容易に行うことができます。もちろん、個人のパソコンでも導入することはできますが、一度に複数人で利用をしているとサーバーの負荷が上がり、性能が著しく落ちる可能性があります。グループウェアの動作が遅くなるばかりでなく、通常のパソコン作業にも支障をきたす場合があります。グループウェアを正式に利用するのであれば、社内用のサーバーへの導入をお薦めします。
社内用のサーバーにグループウェアを導入したいといった方、また、社内用のサーバーを設置したいといった方は、下のボタンを押して、お問い合わせフォームより弊社BITシステム相談室までご連絡ください。
今回、IT活用 ～情報共有編～として、ITを活用した情報共有方法をご紹介させて頂きました。皆様の企業内にあるIT資産を活用した情報共有に是非、お役立てください。
IT活用 ～情報共有編～ 目次
1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには
