業務で社外に出ている時に急遽必要になったファイルが手元になく、スムーズに作業ができないといった経験はありませんか？また、そのようなファイルを社内にいる人にメールに添付して送ってもらおうと思っても、ファイルのサイズが大きくて、添付できないといった経験はありませんか？
そのような場合、オンラインストレージというサービスを活用することにより、社内、社外問わず、インターネットが利用できれば、必要なファイルを手に入れることができるようになります。
オンラインストレージとは、インターネット上に文書等のファイルのデータを保存できるサービスのことです。各個人専用に設けられたスペースに文書や画像等のデータが保存でき、また、複数の人の間で共有することもできます。高機能のサービスを有償で提供しているものもありますが、容量の少ないものを無償で提供しているサービスもあります。
手軽に利用できるオンラインストレージサービスですが、利用する際に注意しておきたい点があります。
一つ目は、セキュリティに関する問題です。
ファイルのやり取り自体は暗号化された状態で行いますが、ユーザーIDやパスワードが漏れてしまうと、誰からでもファイルにアクセスされてしまう危険性があります。また、ソフトやハードの不具合により、情報が漏れてしまうといった可能性もあります。第三者に見られた場合に致命的な被害を受けるファイルはなるべく保存しないように気をつけておく必要があります。
二つ目はデータの消失です。オンラインストレージサービスによっては、ファイルの保存期間が定められているものがあります。入れておいたファイルが知らぬ間に削除されるという場合もあるため、大切なファイルをオンラインストレージにしか保存していないなどの利用方法は危険ですので、十分に注意してください。
今回ご紹介したオンラインストレージサービスと、前回ご紹介したファイルサーバーとをうまく組み合わせて活用すれば、容量の少ないオンラインストレージサービスであっても、十分に活用できるのではないでしょうか。オンラインストレージサービスの比較を行っているホームページもありますので、ご参照ください。
ファイルサーバーやオンラインストレージを利用した場合、情報共有の対象となるものは文書や画像等のファイルが主でしたが、情報共有すべきものはファイルだけではありません。
次回は社内の回覧情報の共有方法についてご紹介します。
IT活用 ～情報共有編～ 目次
1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには
