社内のファイルを個人個人で管理していて、それぞれが違う箇所に更新をかけてしまったことで様々なバージョンの文書が混在し、どのファイルが最新のものか判断できなくなってしまったことはありませんか？
ITを活用し、業務で使用するファイルを一元管理することで、常に最新の書類を閲覧できるようになり、ファイルが複数作成されるのを防ぐことができるようになります。
社内のファイルを一元管理するには、ファイルを保存するための専用のサーバー（ファイルサーバー）を用意するのが簡単です。このファイルサーバーを社内から利用できるように設定することで、ファイルの一元管理を行うことができるようになります。
また、Windowsの共有フォルダの設定のように各自のパソコンで設定する手間もありませんので、新規にパソコンを導入した場合でも、複雑な設定をせずに利用できます。
ファイル共有を行う際には、Samba（サンバ）というソフトウェアが必要です。SambaはLinux（リナックス）というコンピューター上で動作し、ファイル共有の機能を提供するソフトウェアです。Sambaでファイル共有を行う場合、Linuxの導入が必要ですが、LinuxもSambaも無償で提供されていますので、導入に必要なものはファイルサーバーを構築する為のハードウェアのみです。Linuxの導入からという手間はかかりますが、ハードディスクを増設して容量を大きくするといったことも可能ですので、拡張性は高いといえます。
また、最近ではNAS(Network Attached Storage）というファイル共有が可能な製品も出てきています。Linuxでファイルサーバーを構築した場合と比べて、拡張性は期待できませんが、比較的簡単な設定を行うだけで導入することができます。
会社内で利用することを前提とするファイルサーバーでは、社外から利用することはできません。これは不特定多数のパソコンからの利用を防ぐとこにも繋がります。しかし、利用する側としては社外からでも必要なファイルを見たいといったこともあります。そのような場合は、次回ご紹介する、社内外からいつでもファイルを見るにはをご参照ください。
社内にファイルサーバーを導入したいといった方は、お問い合わせフォーム、または下のボタンから弊社BITシステム相談室にご連絡ください。ファイルサーバー導入のお手伝いをさせて頂きます。
IT活用 ～情報共有編～ 目次
1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには
