BITシステム相談室

業務に必要な書類のデータは各個人で管理して、他の人のパソコンにあるデータが必要になった時にはその社員に声をかけ、USBメモリやフロッピーを使用してデータを受け取るという方法を取ってはいませんか？

ITを活用すると、このようなデータの受け渡しを作業の手を止めることなくスムーズに行えるようになります。

使用しているパソコンがWindowsの場合、標準の機能として共有フォルダという、他のパソコンからも参照できるように設定できるフォルダが用意されています。ここでは、Windows Vistaの場合を例に挙げ、設定方法をご紹介します。

まず、Guestアカウントが有効になっているか確認するため、[スタート]－[コントロールパネル]の[ユーザーのアカウントの追加または削除]をクリックします。

Guest欄に「Guestアカウントはオフです」と表示されている場合は、Guestをクリックして、Guestアカウントをオンにしてください。Guestアカウントをオンにすると他のパソコンからユーザー名やパスワード等の入力をせずにアクセスできるようになります。

次に、共有に関する設定を行います。[スタート]－[コントロールパネル]の[ネットワークの状態とタスクの表示]をクリックします。

[ネットワークと共有センター]が表示されたら、下の方のファイル共有を有効、パスワード保護共有を無効に設定してください。この設定で共有フォルダが利用可能になります。

最後に共有フォルダの設定を行います。新しくフォルダを作成し、作成したフォルダを右クリックし、[共有]をクリックしてください。

Guestアカウントを追加して許可したいアクセスのレベルを選択した後、[共有]をクリックすると、共有設定が行われます。この操作により、先程作成したフォルダに他のパソコンからアクセスできるようになります。

設定後は、[スタート]－[ネットワーク]をクリックすると、共有可能なフォルダが一覧で表示されます。このように共有フォルダの設定を行うことで、USBメモリやフロッピーの煩雑なやり取りから解放され、データの受け渡しがスムーズに行えるようになります。ファイルの交換を他のパソコンとの間で行う場合には、それぞれのパソコンで上記設定を行ってください。
また、この設定は会社内でのファイルのやり取りを想定したものです。不特定多数のパソコンからアクセスできる環境にある場合はセキュリティ上問題がありますので、ご注意ください。

今回は、Windowsの標準機能である共有フォルダを作成し、社内の他のパソコンにあるデータを見る方法をご紹介しました。社内の情報共有を行っていない方は、ＩＴを活用した情報共有をご検討されてはいかがでしょうか。

次回は、社内のファイルを一元管理する方法についてご紹介します。

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1．ITを利用した情報共有とは
2．社内の他のパソコンにあるファイルを見るには
3．社内のファイルを一元管理するには
4．社内外からいつでもファイルを見るには
5．社内の回覧情報をすぐに見るには
6．社員のスケジュールを一元管理するには